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如何強化與控制連鎖店總部的采購功能

文章關鍵字:采購管理    作者:互聯網    發布時間:2018-12-22 10:42:13   我要評價
連鎖店總部的采購功能是運作連鎖企業的核心功能,強化采購功能并對其實施嚴格的控制,是每一個連鎖企業需要高度重視的。
一、強化采購功能的兩種主要方法
針對目前我國許多連鎖企業采購業務運轉的實際,提出兩種方法作為大家的參考。
1、制定供貨商準入制度
絕大多數中國的連鎖企業中,每天采購部里供貨商客戶盈門,一片嘈雜,給人一種無序的印象,但其中工作效率并不高。造成此種狀況的原因是,許多供貨商并不是符合連鎖企業條件的供貨商,但我們已花費了大量時間進行了接觸交往,結果對雙方都一無所獲。因此要提高采購業務部的工作效率,就需要制定一個供貨商的準入制度,即在進入正式談判之前,制定這樣一個制度,告知連鎖企業要求供貨商配合做到的基本交易條件,如供貨商作出承諾即可安排正式的交易談判。這種方法可以制度的形式選不合格的供貨商,使業務談判程序化并提高效率。
2、制定對供貨商接待與信息反饋的時間制度
我們許多的連鎖企業以公司的作息時間作為供貨商的接待時間,這樣就客觀上造成一種事實,采購業務部每天都在接待供貨商,其工作人員根本無時間去進行市場調查,下門店了解商品的適銷率、商品價格、競爭對手的商品線組合和價格線組合,而是把大量時間花在供貨商接待上,缺乏時間對市場進行了解。所以在制度上進行規定,規定接待進貨商的時間,這種時間一般以一周2天為好,余出3天讓采購業務人員進行市場調查和制定采購計劃,這也是提高采購業務工作質量的時間上的保證。提高采購工作效率很重要的一環是對供貨商信息反饋的時間承諾,即對新的供貨商提供的商品,或對原有供貨商的新品是否能進入連鎖公司的采購系統,要制定時間規定,不能讓供貨商無限期等待,無這種時間承諾制往往會失去許多商機,也會造成采購業務人員工作的低效率化。
二、采購業務部的程序化分段控制法
我國許多連鎖企業中現行的采購業務流程必須改變,這種流程的缺點是,單人的全過程操作,雖然最后由總經理決定,但往往是形同虛設的,而最大的缺陷是,缺乏監督和控制,如控制不當會造成對連鎖企業的災難性后果。如在我國一些連鎖企業中已有一些現象值得深思,如采購部業務人員具有供貨商公司的股權,對供貨商付款由采購部說了算,公司交易條件的回扣等等,如不加強對采購業務部門的控制,連鎖企業就不可能良性發展。所以對采購業務部門的控制必須在制度上和程序及操作上作出界定。我們可按采購業務的流程,作如下的分段控制。
1、采購談判,即由專人負責與供貨商的談判,這種談判按公司制定的供貨商文件進行,并按供貨商文件與供貨商簽訂采購合同。公司要專門培養一批談判高手,使之成為真正的買手,這與公司的利益十分有關。
2、按合同訂貨。在完成了訂貨合同后,采購業務部第二批專人開始按照合同,并根據各連鎖門店的銷售情況向供貨商發出送貨指令,這種指令的發出不要認為是很簡單的事,必須要考慮許多綜合的因素,如銷售量與周轉量的平衡,供貨商最低與最高送貨批量、送貨的間隔時間與頻率等。
3、與供貨商的服務配合與監督。供貨商的商品進入連鎖公司后,采購業務部要有專人對商品在各個環節的運轉進行監督與控制,對供貨商的服務既要進行配合,也要進行考核與評價,以此作為公司制定對不同類型供貨商的政策。

4、付款。采購業務部會同財務部按照訂貨合同,參照供貨商服務配合和其他方面的考核標準對供貨商進行付款。

以上這種程序化的分段控制方法,把采購過程分解成四個階段,并進行專業化分工的操作,既能通過專業化分工提高連鎖店總部的采購功能與采購效率,又能通過各個環節的互相監督與控制,達到對采購業務部的有效控制。

對采購業務而言,光片面強調控制是不夠的,因為這是一個變化最多端的領域,個人的素質和才華在這一領域是很容易得到發揮的,要強化總部的采購功能,首先要選好人才,光是聽話的而無創造力的人對連鎖企業長期發展不利,而具有創造力的人往往又會使人感到無法控制。因而一般觀點是,建立采購系統的制度是為了達到有效控制,但對采購業務人員的選用,老總們應超越自我,以素質和才華為重,因為只有具有創造力的業務人員才可能為企業創造財富,況且良好的企業制度可以規范他們本身的行為。
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